REGLAMENTO Y FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARIA EJECUTIVA EN LOS ÓRGANOS DE CONDUCCIÓN EN LOS DIFERENTES NIVELES DE JERARQUÍA DE LA ORGANIZACIÓN

La Dirección Nacional, en ejercicio de las atribuciones establecidas en el artículo 26, Numeral 4 de los Estatutos del Partido Democratacristiano COPEI de Venezuela, dicta el siguiente:

REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARÍA EJECUTIVA NACIONAL, ESTADAL Y MUNICIPAL.

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1

El presente reglamento tiene por objeto establecer la estructura, organización y funcionamiento de la Secretaría Ejecutiva en los órganos de conducción en los diferentes niveles de jerarquía de la organización, órgano Político – Administrativo coordinado por la Secretaría General.

ÚNICO: Para los efectos de este reglamento se tendrán como órganos de conducción en los diferentes niveles de jerarquía de la organización a la Dirección Nacional, las Direcciones Estadales y las Direcciones Municipales.

Capítulo II De las funciones

Artículo 2

El Secretario Ejecutivo será designado por el cuerpo colegiado de los órganos de conducción en los diferentes niveles de jerarquía de la organización, quien cumplirá las siguientes atribuciones:

a) Convocar y asistir a las reuniones ordinarias y extraordinarias de los órganos de conducción en los diferentes niveles de jerarquía de la organización y acordar con sus miembros las acciones necesarias para dicho cumplimiento.
b) Controlar estrictamente la asistencia de los miembros a las sesiones de los órganos de conducción en los diferentes niveles de jerarquía de la organización mediante formato establecido y el cual deberá formar parte integrante del acta correspondiente.
c) Verificar la conformación del quórum reglamentario al comienzo y durante el desarrollo de las sesiones, por iniciativa propia o a requerimiento del Presidente, o de cualquiera de los miembros del cuerpo que lo soliciten, y previo conteo por nombres y apellidos, dar cuenta de ello inmediatamente a la Mesa Directiva.
d) Llevar control de record de asistencia de cada uno de los miembros de los órganos de conducción en los diferentes niveles de jerarquía de la organización en las sesiones correspondientes.
e) Registrar los temas tratados y los acuerdos adoptados en las reuniones de los órganos de conducción en los diferentes niveles de jerarquía de la organización, mediante minuta o acta, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado.
f) Suscribir en conjunto con el Presidente y el Secretario General de los órganos de conducción en los diferentes niveles de jerarquía de la organización, las Actas, Minutas y demás instrumentos jurídicos una vez aprobados.
g) Expedir las comunicaciones, certificaciones y copias que fuesen necesarias, según solicitud formal escrita de los miembros de los órganos de conducción en los diferentes niveles de jerarquía de la organización interesados, debidamente firmadas por el Presidente, el Secretario General y la Secretaria Ejecutiva, si alguno de los firmantes se negara a firmar el acta de la reunión, la misma, cobrará validez con la firma de tres (3) integrantes del cuerpo colegiado que asistieron a la reunión, para que den fe de lo sucedido.
h) Dirigir los trabajos de la Secretaría Ejecutiva.
i) Prestar asistencia a las Vicepresidencias Ejecutivas y Secretarías Políticas Administrativas.
j) Preparar las cuentas y orden del día para las sesiones.
k) Llevar un registro de todo expediente o documento que reciba el órgano de conducción en los diferentes niveles de jerarquía de la organización y dar cuenta al Presidente y al Secretario General de todos los asuntos relacionados con la Secretaría Ejecutiva.
l) Velar por el orden, custodia y conservación de la Oficina de Archivo.
m) Llevar con regularidad los libros de actas, expedientes y documentos de los órganos de conducción en los diferentes niveles de jerarquía de la organización, custodiar su archivo y conservarlo organizado, de acuerdo con las técnicas más adecuadas.
n) Notificar los Acuerdos emanados de las sesiones de los órganos de conducción en los diferentes niveles de jerarquía de la organización.
o) Resguardar el sello Oficial de la Secretaría Ejecutiva.
p) Coordinar y distribuir entre el personal bajo su mando las funciones inherentes al cumplimiento de sus atribuciones.
q) Delegar las atribuciones indispensables para la adecuada atención de las funciones que tiene encomendadas y establecer los criterios que sean necesarios para el trámite y la resolución de los asuntos que le correspondan;
r) Establecer, dirigir y controlar las políticas de la Secretaría Ejecutiva, así como planear y coordinar, en los términos del presente reglamento, las actividades del sector coordinado por ella.
s) Dar lectura del acta de la sesión anterior para su debida aprobación, al igual que las comunicaciones recibidas o algún otro documento que le solicite el o los integrante de la Mesa Directiva.
t) Recibir y entregar, al inicio y conclusión de su nombramiento, bajo formal inventario los libros, sellos, expedientes, archivos y demás bienes de la Secretaría Ejecutiva.

Artículo 3

La ausencia temporal o accidental del Secretario Ejecutivo será suplida por el Secretario Ejecutivo Adjunto, o en su defecto por quien designe el Secretario General, con carácter accidental.

Capítulo III De la Organización

Artículo 4

El Secretario Ejecutivo, para el ejercicio de las atribuciones que le competen, contará con las unidades administrativas siguientes:

  1. Oficina del  Secretario  Ejecutivo; 
  2. Secretaría Ejecutiva Adjunta;
  3. Oficina de archivo.

Capitulo IV Del Secretario Ejecutivo Adjunto

Artículo 5

Corresponden al Secretario Ejecutivo Adjunto, las siguientes atribuciones:

a) Planear, programar y verificar, el adecuado desarrollo de las funciones de las unidades administrativas de la Secretaría Ejecutiva, conforme al presente reglamento.
b) Presentar al Secretario Ejecutivo las propuestas de estructura funcional de las unidades administrativas a su cargo.
c) Establecer las políticas, criterios, sistemas y procedimientos de carácter administrativo que deban regir en las unidades administrativas de la Secretaría Ejecutiva.
d) Representar al Secretario Ejecutivo, en ausencia temporal o accidental en las sesiones que correspondan.

Capítulo V Disposiciones Finales

Primera: El presente Reglamento entrará en vigencia en el mismo momento de su aprobación por parte de la Dirección Nacional del Partido.

Segunda: Queda derogado cualquier otro Reglamento y demás normas que hubieren sido dictadas con anterioridad y vinculadas con la materia referida en el presente Reglamento.

En la ciudad de Caracas, a los 16  días del mes de Diciembre de 2019.

 

              Miguel Salazar                                                                                                                Juan Carlos Alvarado

          Presidenta Nacional                                                                                                      Secretario General Nacional